DIENSTLEISTUNGEN FÜR KOMMUNALE UND GEWERBLICHE AUFTRAGGEBER

Unterstützung bei der Ausschreibung und Vergabe von Reinigungsleistungen

Öffentliche Auftraggeber sind auf der Grundlage der VOL/A verpflichtet, Dienstleistungen in regelmäßigem Turnus auszuschreiben. Aus Kostengründen entschließen sich zunehmend auch immer mehr privatwirtschaftliche Unternehmen zur Durchführung eines Vergabeverfahrens. Für den Auftraggeber ist es oft schwer die eingehenden Angebote zu vergleichen. Wichtig ist hierbei, die exakte Definition der gewünschten Dienstleistung. Je genauer und verlässlicher eine Ausschreibung ist, umso aussagekräftiger und vergleichbarer werden die Angebote sein. Hier setze ich mit meinem Wissen an.

In der ersten Phase werden gemeinsam mit dem Auftraggeber die Rahmenbedingungen für jedes Objekt individuell festgelegt. Es werden Leistungsbeschreibung, Eignungs- und Zuschlagskriterien, sowie die Bewerbungsbedingungen formuliert und die Vergabebekanntmachung erstellt.

Phase zwei beinhaltet die ordnungsgemäße Durchführung des Vergabeverfahrens. Hauptaugenmerk liegt hier auf der Prüfung und Wertung der Angebote. Hier können auch noch einzelne Fragen der Dienstleister geklärt werden. Beendet wird diese Phase mit dem Zuschlag für das wirtschaftlichste Angebot.

Die dritte Phase betrifft die Bekanntmachung des vergebenen Auftrags, das Vertrags- und das Claim-Management.

Erstellung von Hygieneplänen

Nach § 36 Abs. 1 Infektionsschutzgesetz (IfSG) sind Schulen und Kindertagesstätten verpflichtet, in Hygieneplänen innerbetriebliche Verfahrensweisen zur Einhaltung der Infektionshygiene festzulegen, um Infektionsrisiken zu minimieren. Die Ausarbeitung der Pläne erfolgt in folgenden Schritten:

Analyse der Infektionsgefahren

Bewertung der Risiken

Risikominimierung

Festlegung von Überwachungsverfahren

Überprüfung des Hygieneplans

Dokumentation und Schulung

Externe Qualitätskontrolle

Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle werden im Dienstleistungsbereich immer wichtiger. Durch externe Kontrollen wird die Leistung transparent gemacht und schafft Vertrauen.

Auf Basis des Leistungsverzeichnisses werden die Qualitätschecks stichprobenartig durchgeführt. Dies geschieht elektronisch und wird dem Auftraggeber entweder per Mail unmittelbar nach der Durchführung zugeschickt, oder in einer Cloud zum Abruf bereitgestellt.

Die Ergebnisbesprechung die im Anschluss durchgeführt wird, kann als Grundlage für ein zielgerichtetes Verbesserungsmanagement dazu beitragen, vor allem im privatwirtschaftlichen Bereich eine Ausschreibung zu verhindern.

Einkaufsoptimierung bei Hygieneartikel

Häufig wird dem Einkauf von Hygieneartikel wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Neben den Beschaffungskosten, die teilweise zu hoch sind, gibt es in vielen Unternehmen auch eine Unzahl verschiedener Qualitäten von Hygieneartikeln. Gerade im Bereich von Toiletten- und Handtuchpapier gibt es viele verschiedene Spenderarten.

Eine Optimierung kann daher durch Standardisierung nicht nur zu einer Ersparnis der Kosten führen, sondern auch eine Zeitersparnis beim Befüllen der Spender bringen.

Schulung und Betreuung der Eigenreinigung

Immer mehr Auftraggeber gehen von der Eigenreinigung zur Fremdreinigung über. Gerade wenn einzelne Reinigungskräfte jedoch schon etliche Jahre im Unternehmen sind, kann es schwierig werden, sie durch einen Dienstleister zu ersetzen. So entsteht oft die Situation, dass Teilbereiche noch durch eigene Mitarbeiter gereinigt werden.

Im Gegensatz zum Personal des Dienstleisters gibt es allerdings meist niemand mehr, der dieses Personal betreut. Durch eine fachgerechte Schulung und die jährlichen Pflichtunterweisungen in Arbeitssicherheit werden nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch der Wert des Objekts erhalten.